Diensten VvE beheerder

De diensten van een VvE beheerder bestaan hoofdzakelijk uit vijf onderdelen: het secretarieel en financieel administratief beheer, het technisch beheer, de communicatie, het bouwkundig beheer en het bestuur. Daarnaast vindt u bij ons huismeesterdiensten en hulp en advies bij het afsluiten van verzekeringen en het afhandelen van schadeclaims. Onderstaande diensten kunt u afnemen in de vorm van een totaalpakket, alle diensten, of in een maatwerkpakket met losse diensten.

1. Secretarieel/financieel administratief beheer

De Utrechtse VvE Beheerder is een financieel onafhankelijke organisatie. Onze financiële en administratieve experts zijn opgeleid volgens onze eigen VvE-opleiding. Zo bent u er zeker van dat zij hun taken met ervaring, kennis en nauwkeurigheid uitvoeren. Voor het bieden van hulp en advies bij verzekeringen en schademeldingen zijn wij AFM-geregistreerd.

Secretarieel administratief beheer:

• De ledenadministratie: het aanleggen en controleren van het ledenregister, het informeren van nieuwe leden over het register en het verzorgen van alle zaken rondom het appartementsrecht
• De Algemene Ledenvergadering (AL): het organiseren en voorbereiden van de AL, het verzamelen van de hiervoor benodigde stukken, het bijwonen en/of voorzitten van de AL en overige ledenbijeenkomsten en het maken van notulen.

Financieel administratief beheer:

• De debiteuren- en crediteurenadministratie: het incasseren en beheren van ledenbijdragen, het voeren van de volledige boekhouding, het herinneren en aanmanen van debiteuren en het openen en beheren van VvE bankrekeningen
• De begrotingen: het opstellen van jaarlijkse begrotingen waaronder de onderhoudsbegroting en het informeren van leden hierover
• De jaarstukken: het opstellen van de jaarstukken, het verzorgen van kasstukken en deze bediscussiëren met het bestuur

Hulp en advies bij verzekeringen en meldingen schade:

Voor het afsluiten van VvE-verzekeringen is De Utrechtse VvE Beheerder niet afhankelijk van tussenpersonen en verzekeraars. Dankzij onze AFM registratie zijn wij bevoegd om u te ondersteunen bij het afsluiten en selecteren van verzekeringen en het beoordelen en verwerken van schadeclaims.

Zo kunnen wij offertes van verzekeraars en meldingen van schade beoordelen en bemiddelen tussen leden en de verzekeraar.

2. Technisch beheer

Het technisch beheer omvat onder andere het afsluiten en controleren van onderhoudscontracten en het registreren en afhandelen van meldingen over de technische faciliteiten en gemeenschappelijke ruimtes. De Utrechtse VvE Beheerder hecht waarde aan korte communicatielijnen: problemen en klachten moeten snel en eenvoudig gemeld en opgelost kunnen worden. Daarom zijn 24 uur per dag en zeven dagen per week bereikbaar voor hulp en advies van vakkundige professionals.

• Offertes van onderhoudsprofessionals: het aanvragen en kritisch beoordelen van offertes voor het onderhoud van de gemeenschappelijke ruimten en technische installaties. Tevens adviseren wij leden over zaken op dit gebied.
• De afhandeling van onderhoudsklachten en -meldingen: beoordelen van de klacht: bepalen op wie de klacht van toepassing is (individuele leden of gehele VvE) en of de schade onder garantie- en/of verzekeringsvoorwaarden valt.
• Calamiteiten: het paraat staan en het bieden van hulp en advies bij calamiteiten

3. Communicatie

Duidelijke en heldere communicatie tussen leden en de beheerder staat bij De Utrechtse VvE Beheerder hoog in het vaandel. Daarom houden wij het aantal tussenpersonen zo klein mogelijk. Hierdoor weten leden aan wie zij hun vragen kunnen stellen en krijgen zij hier ook snel antwoord op. Iedere VvE in ons beheer krijgt een vast contactpersoon toegewezen. Hij of zij is op de hoogte van het reilen en zeilen binnen de VvE. Daardoor kan hij of zij altijd informatie verstrekken met betrekking tot ontwikkelingen binnen de Vereniging van Eigenaren.

Verder hebben alle leden van een Vereniging van Eigenaren toegang tot ons online VvE-portaal. Wij houden dit platform voor u bij: wij plaatsen documenten en onderhoudslogboeken hierop en controleren regelmatig of deze nog up-to-date zijn.

De Utrechtse VvE Beheerder is in geval van nood altijd telefonisch bereikbaar.

4. Bouwkundig beheer

De bouwkundigen en technische professionals van de Utrechtse VvE Beheerder bezitten kennis over de markt. Hierdoor kunnen zij u adviseren over wat u nodig heeft voor het onderhoud van uw complex en wie u hiervoor het beste in kunt schakelen. Een van de pilaren van efficiënt VvE-beheer is het meerjarenonderhoudsplan (MJOP). Aan de hand van het MJOP voeren wij onze bouwkundige controles uit. Dit doen wij met het oog op de duurzaamheid van uw Vereniging van Eigenaren.

• Het meerjarenonderhoudsplan (MJOP): het uitvoeren van de bouwkundige inspectie op locatie, het verzamelen van onderhoudsgegevens en bouwtekeningen en het opstellen van het MJOP. Hierbij adviseren wij ook over maatregelen die de duurzaamheid van het complex vergroten. Bijvoorbeeld het gebruik van duurzame lampen en het verkleinen van het waterverbruik.
• Groot onderhoud: het opstellen van het jaarplan, het documenteren van onderhoudswerkzaamheden in het logboek, het delen van het logboek via het ledenportaal en het toezien op de uitvoering van de werkzaamheden.

5. Bestuur

Het bestuur is het kloppend hart van een Vereniging van Eigenaren: alle besluiten binnen de VvE worden door het bestuur genomen. Ook voor het dagelijks beheer en de AL, de Algemene Ledenvergadering, is het bestuur onmisbaar.

De rol van bestuurslid kan voor VvE-leden veel tijd in beslag nemen en vraagt om kennis van een groot aantal vakgebieden. De Utrechtse VvE Beheerder kan om die redenen de bestuursfuncties van leden overnemen. Dit is mogelijk voor kortere of langere tijd. Als beheerder proberen wij leden te enthousiasmeren en te motiveren om plaats te nemen in het bestuur, want betrokken leden zorgen voor soepeler beheer.

6. Huismeesterdiensten

De huismeester vervult verschillende taken binnen een Vereniging van Eigenaren. Zo verricht hij of zij kleine reparaties in en rondom het complex, houdt hij/zij toezicht in het gebouw en is hij/zij het aanspreekpunt voor leden over zaken omtrent de gemeenschappelijke ruimten. Doordat de huismeester deze taken voor zijn of haar rekening neemt, besparen leden tijd.

De Utrechtse VvE Beheerder biedt huismeesterdiensten aan. Onze huismeesters weten wat er binnen en buiten de Vereniging van Eigenaren speelt en hebben kennis van meerdere vakgebieden.